Á síðastliðnum árum hefur komið í ljós vöntun á samræmingu á framsetningu upplýsinga sem notaðar eru til bókunar milli aðila s.s. verknúmer, samningsnúmer og annað. Sendill gerði í samstarfi með Fjársýslu Ríksins fyrstu drög að slíkum lýsingum fyrir nokkrum árum. ICEPRO hefur byggt á þeirri vinnu og þann 22. janúar síðastliðinn var Ákvörðun um samræmd viðmið rafrænna reikninga kynnt á vef þeirra.
Fyrir nánari útlistun vísum við í skjalið sem birt er á síðunni hjá ICEPRO. Sýnidæmið er reyndar villandi því það inniheldur ekki rétta kóta samanber þá sem birtast í skjalinu og hér fyrir neðan.
Hér tökum við þetta saman og feitletrum það sem við teljum að skipti mestu máli.
Forsendur
Í samskiptum viðskiptaaðila með reikninga, kreditreikninga og pantanir getur verið gagnlegt að skiptast á sértækum upplýsingum sem má nota til að sjálfvirknivæða bókanir. Í tækniforskriftum er ekki tekið á mismunandi tegundum bókunarupplýsinga og hvernig skyldi meðhöndla slíkar upplýsingar. Til þessa hafa lausnaraðilar leyst þetta hver á sinn hátt, en fullkomnu hagræði er ekki hægt að ná án samræmingar á markaðnum.
Hér er sett fram á einfaldan hátt hvernig samræma megi bókunarupplýsingar þ.a. meðhöndlun þeirra sé í samræmi við tækniforskriftir. Mælst er til þess að lausnaraðilar fylgi þessari forskrift. Nánari útfærslur munu eiga sér stað milli aðila sem þess þurfa og eru því utan þess sviðs sem þessi texti nær yfir. Greindar voru eftirfarandi viðskiptaþarfir.
Tæknileg útfærsla
Þessar útfærslur teljast ekki hluti af tækniforskriftinni. Í því felst að aðili sem styður tækniforskrift styður ekki endilega eftirfarandi viðbótar upplýsingar, eigindi. Skjal þetta veitir viðskiptaaðilum ekki rétt á að krefja gagnaðila sinn um að styðja þessar útfærslur að hluta eða öllu leyti heldur verða viðskiptaaðilar að komast að samkomulagi um það í hverju tilviki.
Útgefendur reikninga skulu leitast við að hafa samræmi til langs tíma á sniði upplýsinga sem settar eru í rafræna reikninga þ.a. móttakendur reikninga þurfi ekki að breyta uppsetningu bókunarvéla sinna. Í þessu felst að forðast skal að nota bil, bandstrik, punkta eða önnur tákn sem eingöngu eru ætluð til að bæta mannlegan lesanleika en eru ekki hluti af upplýsingunum sjálfum. Sem dæmi, að skrifa kennitölu sem 1234567890 frekar en 123456-7890 eða 123456 7890.
Notkun á svæðinu AdditionalDocumentReference
Hægt er að setja upplýsingar sem AdditionalDocumentReference á haus eða sem DocumentReference á línum. Sannreyningarreglur gefa aðvörun (warning) á útfærslu á línum þar sem það er utan BII Core, en það gefur ekki tilefni til að hafna skeyti. Einungis verknúmer (ProjectNo) getur verið gott að tvítaka og setja einnig í AccountingCost skv. tækniforskrift TS-136 (kafli 3.1.8).
Með þessari útfærslu má setja inn eftirfarandi upplýsingar:
VísunHeitiStutt skýringEnskaRefNoTilvísunarnúmerAlmenn tilvísunReference numberCardNoKortanúmerViðskiptakortsnúmerCardnumberRegNoSkráningarnúmerSkráningarnúmer tækisRegistrationPhoneNoSímanúmerSímanúmerPhone numberMeterNoMælanúmerFastanúmer mælis (ath. fyrir neðan*)Meter numerProjectNoVerknúmerVerknúmer/verkþátturProject numberGoodsReturnNoSkilablaðsnúmerNr. blaðs í vöruskilumGoods returnRealEstateNoNúmer fasteignarFastanúmer eignar eða hluta hennarReal estate numberExemptionNoUndanþágunúmerUndanþágunúmerExemption number
*rætt var á samræmingarfundum ICEPRO og samþykkt að nota ekki mælanúmer, ef raunverulega er um að ræða fast staðsetningarnúmer, en þá vísast til textans hér fyrir neðan.
Notkun á svæðinu DeliveryLocation
Staðsetningarnúmer, þar sem um er að ræða auðkenni á staðsetningu þar sem reikningsfærð vara eða þjónusta er afhend er útfærð í svæði sem heitir DeliveryLocation á haus, en það er skv. tækniforskrift TS-136. Að auki má útfæra sem það DeliveryLocation á línu skv. nýju viðmiðunum, þrátt fyrir að það komi fram aðvörun í sannreyningu.
